こんにちは！
公認会計士・クリエイター業専門税理士の三橋裕樹です！
わたしの事務所で使っている連絡手段は、
電話やオンライン会議ツールを除いて現在6種類あります。
Gmail、LINE、Chatwork、Slack、Discord、WhatsApp。
わたし以外の職員がひとりもいないのに、これだけのツールを並行して使うのは、
効率化の観点から言えば完全にアウトでしょう。
返信や確認が漏れるリスクも増えるし、管理も煩雑になる。
でも、今のところこのまま運営していく予定です。
使い慣れていないツールだと人は連絡しなくなる
なぜ統一しないかというと、理由はシンプル。
お客様からすれば普段使わないツールはあえて触ろうと思わないからです。
それが税理士への連絡であっても。
「このツールを使ってください」とお願いしても、
日常的に使っていないツールだと、どうしても心理的な抵抗が生まれます。
ただでさえ多くなりやすいスマホアプリをもう一個増やすのって、それだけでなんか嫌でしょうし、
さらに使いやすくするために有料課金が必要だったりするとその抵抗はさらに強くなる。
税理士に顧問料を毎月払っているのに、
さらに税理士のためだけに使いたくないツールに毎月1,000円近いお金を払うって、あんまり納得いかないと思うんです。
そういうのが積み重なると、
「まぁ今度直接話せばいっか」「次の打ち合わせで聞けばいいや」という意識になりやすい。
お客様にその不満を直接伝えられたわけじゃないですけど、
少し前まで「三橋さんとの連絡以外ではこのアプリ使わないんですよね」みたいな話を聞くことが多くて、
自分が逆の立場だったら、それってなんか嫌だよなぁって思い色々な連絡手段を解放するようにしました。
税理士業で大変なことになるのは、たいてい事前相談がないとき
税理士業において、あとあと大変なことになるケースを振り返ると、
ほとんどは事前にお客様から相談がなく、知らない間にリスクの高い取引が行われていた、
あるいは情報を正確に吸い上げられなかったというパターンです。
これがたとえば気軽に話せる友達だったら、
「これってどう思う？」って雑談のような温度感で相談をしてるはず。
一方、ある程度親密な関係を築けていたとしても、
多くの人にとって税理士に確認を取るって少し身構える感覚があるように思うんですよね。
それがさらに使い慣れてないツールを通さなきゃいけないとなるとなおさら。
もちろん税理士から、最近の状況についてヒアリングを積極的に心掛けていても、
やっぱりお客様から情報提供をしてくれないと分からないことがほとんど。
であれば、せめて情報を共有しやすい土台くらいは作っておいた方が良いんじゃないかなと。
そういうところも含めてお客様側の責任といえばそうなのかもしれないけど、
なにかトラブルがあると双方大変な思いをしますし、
顧問契約していただくからにはできる限りお客様がストレスを感じない方法でサービス提供したいと考えてます。
ひとりだからこそ取れる経営方針かもしれない
ただ、これは職員がいないからこそ取れる方針でもあります。
複数人で対応するチームであれば、ツールが分散していると情報共有が難しくなる。
どこで何を話したかが追いにくくなって、対応漏れのリスクが上がる。
もし自分が職員として働いてたとしたら、
「こんな時代に連絡ツールを集約しないとかこの事務所大丈夫か？」って感じると思います笑
逆説的な話ですが、ひとりで全部見ているからこそ多少非効率でも回せている部分があって、
この方針を続けていくのがしんどいな…と感じるときがきたら、それは案件取り過ぎのサインなのかもしれません。
これが唯一の正解だとは思ってませんが、
すくなくとも何かおおきな障害にならないかぎりは、お客様本位で運営していければと考えてます。
まとめ：多少非効率でも、お客様が連絡を取りやすいツールで
- 使い慣れていないツールだと、人は連絡しなくなる
- 税理士業で大変なことになるのは、たいていコミュニケーションがなかったとき
- 連絡しやすい土台を作ることが、顧問税理士として機能するための前提
- 運営がしんどくなってきたら、それは案件取り過ぎのサインかもしれない
