こんにちは、公認会計士・税理士の三橋裕樹です！
資料をダウンロードするとき、保管するとき、仮置きするとき。
いつでもどこでも閲覧できるようにDropboxをはじめとするクラウドストレージサービスを利用すると便利！なんていうのは何年も前から言われている話ですよね。
データのバックアップ先としてクラウドストレージを使っている人も多いかと思いますが、せっかく使うのであればPC本体には何のデータも入れないくらいの姿勢で利用したほうが使い勝手が良いと感じています。
データが残らなければデスクトップも散らからない
正社員として働いていたころ、自分が仕事に追われているかどうかの一つの判断基準としてデスクトップの散らかり具合を見ていました。
複数のファイルを参照しながら手を動かしていく作業が多かったので、どうしてもPCを起動してすぐ目に入るデスクトップに何でも置いてしまうんですよね…。
いつも複数の案件が同時並行で走っていたので、クライアントやプロジェクトを間違えないよういちいち保存先を確認するのが面倒だったという理由もあります。
これが閑散期であれば仮フォルダに格納するくらい気持ちの余裕があるのですが、忙しいときは整理なんてお構いなしでデスクトップに保存ばかり。
一度散らかったデスクトップを整理するのも時間がかかりますから、
ぼんやりと「根本的な解決法がないかなぁ」なんて考えていたのですが、ここ最近はデスクトップが荒れることがほとんど無くなりました。
ダウンロード先をDropbox内のフォルダへ
その解決法は単純で、ファイルの保存先を全てDropboxにしただけです。
「え？それだけ？」って話ですが、本当にそれだけ。下準備が必要ですが。
まずはDropboxのデスクトップアプリをダウンロードします。
すると、エクスプローラー内にDropboxのマークが出現します。
このDropboxをクリックすると、同期しているアカウントで保存されているDropbox内のフォルダが表示されるので、ここに「仮フォルダ」や「inbox」といった分かりやすい名前の仮フォルダを作っておきましょう。
新しく作ったフォルダを右クリックして、「クイックアクセスにピン留めする」を選択するとエクスプローラー上のクイックアクセスに表示されます。
これでスピーディーの仮フォルダにアクセスするための準備が整いました。
次は、インターネットブラウザの設定です。
Microsoft Edgeであれば、ブラウザを開いた状態の右上にある「・・・」をクリックして、「設定」を選択しましょう。
左側に「ダウンロード」という項目があるのでクリック。
「変更」を押して、先ほど作成したDropbox上の仮フォルダを選択します。
すると、チャットツールやGmail、インターネットのページでダウンロードしたデータが全て仮フォルダに格納されるので、デスクトップが散らかることがなくなりますよね。
（このダウンロード先の変更作業は利用している全てのブラウザでやっておきましょう。）
とんちのような話に聞こえるかと思いますが、実際にやってみるとデスクトップにファイルが保存されず、クラウド上の仮フォルダに全てファイルが格納されるだけで資料の整理がグッと楽になります。
デスクトップが散らかったり、今まさに使っているファイルが迷子になるのは、保存場所がまちまちになっているからです。
なので「ここにしかない」というのが分かれば、そのフォルダだけ整理すれば散らかることもありませんし、いつの間にかファイル紛失するなんてこともありません。
ちなみに仮フォルダはあくまでも仮フォルダなので、作業が終わり次第あるべきフォルダに整理するか、ゴミ箱に捨てましょう。（私は毎日中身を確認して取捨選択し、空っぽにしてます。）
Dropboxのインターネットページは使わない
Dropboxを普段利用するうえで、Dropboxのインターネットページは使わないようにしましょう。
フォルダやファイルの整理であれば上述のようにエクスプローラー上でやった方が断然ラクですし、フォルダを共有する際もデスクトップアプリを利用したほうが速いです。
使い慣れていないとどうしても、ブックマークしているDropboxのページにアクセスして、ファイルをアップロードして、といった感じで操作してしまいますが、インターネットページは非常に使い勝手が悪いので…。
Dropboxは今も変わらず最前線で使えるストレージサービスなのでガシガシ利用していきましょう！
◆編集後記
今日は専門書探しのついでに新百合ヶ丘にある初めて行くお蕎麦屋さんへ。（詳細はTwitterで）
とても美味しかったのでまたリピートすると思います！
あと、久しぶりの運転免許更新。写真の規格がかなり厳密に決まっているらしく、自宅で撮影した写真では再提出を求められる可能性がかなり高いとのこと。
運転免許証は未だにマイナンバーカードレベルの身分証明書として運用されているので当然の話なのかも知れませんね。
