こんにちは！
公認会計士・クリエイター特化税理士の三橋裕樹です！
「事務所借りて仕事してるし、ウォーターサーバーの水代も経費になるのかな？」
そんなふうに思ったこと、ありませんか？
仕事中の飲み物代って、ついプライベートと混ざりがちで、
ちゃんと経費にできるかどうかは意外とグレーなライン。
この記事では、個人事業主のクリエイターさん向けに、
ウォーターサーバーを経費にできるかを分かりやすく解説します！
① 基本は「仕事用として明確に区分できるか」
ウォーターサーバーの費用を経費にできるかどうかは、
それが仕事用として必要かどうかが判断基準になります。
たとえば、自宅とは別の完全仕事用の事務所に設置してあるとか、
来客時の打ち合わせ用の飲料として使っているという場合は、経費にできる可能性があります。
ただ、在宅クリエイターさんで、自分や家族だけが飲むという場合は経費にしない方が安全！
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② 一部経費化するときは家事按分を使う
在宅クリエイターとして仕事をしているけど、
定期的に担当編集者さんと自宅で打ち合わせしているようなケースもありますよね。
そんなときにウォーターサーバーを使っているなら、
家事按分（＝仕事とプライベートを割合で分ける考え方）を使って、
サーバー利用料とお水代の一部を経費化するという方法もあることにはあります。
ただ、もともと生活費としての要素がかなり強いこともあり、税務調査でも突っ込まれやすいので、
家事按分する場合は、お仕事の割合をきちんと根拠を持って算定するようにしましょう…！
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③ 領収書・証拠を残しておくのが安心
経費に計上する場合は、こういう証拠を残すようにしましょう！
- 明細付きの領収書や請求書を保存する
- 「担当編集者さんとの打ち合わせ時に使用」など、メモ書きを残す
- 1ヶ月の使用本数に対して、仕事関係者の来客時に使用した割合
こういった証拠があると、もし税務調査が来ても説明がしやすくなります。
補足｜経費にしやすいケース、しにくいケース
以下はあくまで参考ですが、具体例として挙げておきます👇
- 経費にしやすい：仕事用の事務所に設置、打ち合わせスペース専用
- 経費にしにくい：家族全員が使っている、リビングに設置、自宅に仕事関係者の来客がほとんどない
もし、「ちょっと説明ができないかも…」というときには、
無理に経費に計上せず、他の支払いに目を向けてみるのが賢い選択です！
Q&A｜よくある質問
Q. コンビニで買ったペットボトルの水は経費にできる？
A. 打ち合わせ時に飲むなら問題なくOK！
ただし「会議用の飲料」と明確にわかるように、レシートにはメモを残しておくと安心です。
Q. 家族も使ってるし、やっぱり無理？
A. お仕事関係者の来客時に使っていても、ほぼ経費にできる割合はない可能性が高いです！
もちろん、実際の利用状況をもとに割合を算定してみてからの判断でもOK。
まとめ │ ウォーターサーバーも、工夫次第で経費になるかも
- 打ち合わせ中の飲料補給なら、按分して経費にできる可能性あり
- 「仕事のために使っている」証拠やメモを残すと安心
- 全額経費にするなら、仕事専用の事務所等に設置するのが基本
在宅フリーランスの経費管理は、「使い方の実態」がカギです！
