自分が使えるITツールを当たり前に思わない。お客様の事情にも配慮が必要。

独立開業

こんにちは、三橋裕樹です!

税理士界は他の業界に比べて
ITへの対応が遅いと言われています。

資料の受け渡しは
必ず郵送(もしくは手渡し)という事務所もありますし

2019年の秋頃になっても
電子申告に対応していない事務所が20%程度はあったそうで。

令和2年度は青色申告特別控除の影響があるので
もう少し進んだとは思いますが…。

その業界で普段仕事をしているため
なんとなく自分ができることはお客様もできるだろうと考えてしまいますが

お客様にだってITが得意な人、不得意な人が当たり前にいます。

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Excelが苦手な人は少なくない

お客様に質問をするとき、
私はチャットやメールでメッセージを送ることが多いですが

スプレッドシートやExcelを使ったりもします。

図表が必要だったり項目が多いときには、

Excelなどで内容ごとにブロックを分けたほうが
見やすく、完了事項の消し込みもしやすいですからね。

ただ、お客様によっては
「Excelの使い方わかりません」という方もいます。

最初は驚きましたが、考えてみれば別におかしな話ではないですよね。

私も今でこそExcelを使うことに抵抗がなくなったものの
監査法人に入る前はExcelなんて大嫌いで大嫌いで…。

この仕事に就いてなかったら
Excelを触ったことがほとんどない、なんて事になってたかも知れません。

ITツールよりも電話が好きという方も

私は原則としてお客様からの電話には
対応しておりません。

一人で仕事をやっているので
都度電話が鳴ると仕事が進みませんし、

不定休かつ定時のない働き方をしているので
柔軟に電話対応することができないというのも理由です。

(もちろん税務署や地方自治体等からの電話には対応してます)

独立してから2年が経ちますが
相談事項のほとんどはメッセージのやり取りで解決できますし

文章でお伝えするのが難しい内容であれば
日程調整をしてZoomで対応するので、特に困ったことはありません。

ただお客様全員が同じ感覚かというと
そういうわけではないでしょう。

私のお客様にも
「本当は電話の方が…」という方もいますし

いきなり電話が鳴ることもたまにあります。

そういう時は日程を調整して
あらためて電話をすることが多いのですが、

ほんの少し前までは
「いつでも連絡できるのが電話のメリット」という認識があったハズです。

正社員の方であれば今でもそうでしょう。

私は契約時に納得していただいてるので
契約後にトラブルになったことはないですが、

ふとした時に「電話出てくれないのは面倒だなぁ」と感じて
契約解除の理由になる日もくるかも知れません。

お客様ごとの事情は配慮する必要

お客様との連絡手段や
使用するツールについて

「うちの事務所の方針はこうです」と宣言することで
方針に合わない方からのお問い合わせを頂かないことがまず大事ですが、

納得頂いて契約を結んだ後も
お客様の事情はある程度配慮する必要があります。

チャットだと少し質問しにくい、という方であれば
こちらから「〇〇の件は順調ですか?」と聞いてみたり、

メッセージの内容があまり伝わってないと感じたら
Zoom等の機会をセッティングして説明することだってできます。

事務所の方針を決めるのは大事なことですが
一方的な取り決めでサービス品質が落ちないようにしたいですね。

 

◆新しいこと

ご・遊庭に宿泊。