こんにちは、公認会計士・税理士の三橋裕樹です！
お打ち合わせをするとき、議事録とはちょっと違ったメモを作るようにしており、そのメモはお打ち合わせ後にお客様に共有しています。
議事録ではなくメモ
議事録であれば、いつ・だれが・どんな話をして、何が決定され、各人のtodoは何かといった情報を記載していく必要があり、その会議内で話のネタになったことのみ記載します。
一方、私の作るお打ち合わせメモの場合は、以下を意識して作成しています。
- お打ち合わせのテーマを項目分け
- テーマごとに実際に話した内容を記載
- こちらが話した内容に補足説明
なので、「誰が話したか？」といったところは重要視していません。
メモの作成・共有により事故を防ぐ
議事録同様、メモを作成して共有することで、お客様との意識合わせを行うことができます。
お打ち合わせをしながらメモを作成しているとはいえ、それでもお打ち合わせ後に「こういう話で合ってましたよね？」という摺り合わせを行わないと事故が起きます。
よくあるのが「その話は当然そっちがやってくれると思っていた」と宙に浮いてしまうこと。
特に税務関連の話は、「税理士に全て丸投げしたい」というニーズが少なからずあるため、こちらからアフターフォローをしないといつまでたっても作業が進まないということがよくあります。
資料も何も送られてきていないのに、「全部やってくれるんじゃないの？」なんてことになったら笑えません。
そういった事故を防ぐためにもメモにtodoを記載して、お客様に送付するようにしてます。
お客様は自分が思うほど理解していない
税務の話は、ほとんどの人にとって難解です。税理士である私も常に頭を悩ませています…。
なので、お打ち合わせ中に「なるほどねー」とお客様が頷いてくれたとしても、こちらの想定ほど理解できていないと考えた方が無難でしょう。
「クレカ払いの経費も、仕入税額控除受けるために領収証取っておいてくださいねー」
こんな話をされて「お、そうだな」となるか？という話です。
もちろん専門用語を使う際には予め説明しますし、そもそも専門用語を極力使用しないようにはしてますが、それでも税額計算の構造や、別表といった概念は難しいもの。
なので、お打ち合わせメモ内で補足説明をすることによって、お客様にとってより分かりやすいようにしています。
お打ち合わせメモの作成は時間がかかる
お打ち合わせメモではなく議事録と割り切ってしまえば楽なのですが、補足説明を加えたりすると時間が結構かかります。
お打ち合わせが1時間程度なのに、メモの作成に3時間ほどかかったことも過去にあったり…。（内容が上手くまとめられなかった自分のせいですが）
それでも、お客様が「せっかく聞いたのによう分からんかった…」となってしまっては専門家として価値を残せていないことになりますので、続けていくつもりです。
