こんにちは、三橋裕樹です！
所得税の確定申告が完全に終わり、
この繁忙期の振り返りをしています。
そのなかでちょっと気になっているのが
確定申告案件の業務を前倒しすることでどれだけ効果があったのか、ということ。
年内の記帳は期待ほどの効果がない
確定申告案件の業務について今回やってみたのが、
領収証等の書類を3か月に一回程度の頻度で
年内のうちに送ってもらうこと。
これによって
確定申告時期に集中しやすい記帳業務を
閑散期に分散させることで
業務量の平準化を図ってみました。
確定申告時期に
多少手間が減ったのは間違いありませんが、
想像していたほどの効果はなかったです。
というのも顧問先のお客様と違って
毎月記帳内容を確認したりはしないので、
毎回記帳、確認の時期がくるたびに
「あれ、どんな状況だったっけ？」と思いだすのに時間がかかってしまい…。
スムーズに作業へ移行できないことが結構ストレスでした。
また、所得控除の書類をもらっていても
結局のところ申告ソフトに入力するのは1月以降になってしまうので
手元で集計等をしても二度手間だったなぁという感覚があります。
3か月に一回はやり過ぎ？
お客様のなかには
「オプション料金を払うから納税予測して！」と言う方もいるので
そういった場合には
11月末くらいまでの記帳を12月中旬には済ませておかないと試算ができません。
（ふるさと納税の限度額予測も同じ話）
そのため3か月に一回くらいの頻度で
書類を送っていただくようにお願いしていたんですが、
半年に1回くらいでも良いかなって感じがしてます。
1月～3月分の領収証を
4月に貰って記帳を進めたとしても
少なくとも数ヶ月間は
記帳後の会計データを使う機会はありません。
あとは資料の送付タイミングを早めると
お客様側で書類の整理が追い付かず、
数か月前の領収証が
後になって届くということが少なくありません。
年内の経費であれば
それが何ヶ月前であろうと記帳すれば良いんですが、
私の場合は月別、日付順に領収証を並べて
クリップ留めをしているのでそれを入れ替える手間が…。
なるべく資料のやり取りや、
記帳データを加工して会計システムに取り組む手間を少なくした方が
業務量のバランスは取れるように感じました。
（郵送のコストももったいないですしね）
私の中で明確に方針が決まり切っていないので
まだまだ改善の余地があるかと思いますが、
この4月から、より効果的に業務を進めていきたいですね。
◆新しいこと
ゆうパケットポスト。
