記帳を依頼する場合。税理士が「助かるな」と思う領収証の保管方法

税務関連

こんにちは、三橋裕樹です!

税理士に会計システムへの記帳を依頼するとき
保管しているレシートや領収証を一式郵送するかと思いますが、

税理士目線で「こうしてくれると助かるな」という保管方法があります。

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月別か支出内容別に分ける

分かりやすい保管の方法は、
月別もしくは支出内容別に分けて保管しておくこと。

たとえば封筒に「1月」,「2月」...と書いておいて
その封筒の中には表面に記載した月の領収証を一式入れておくとか

ポケットファイルで
月別に分けて封入しておく、といった方法が考えられます。

他にはクリップ留めなど。

個人的な体感で言うと、

月別に分けている方は封筒を12ヶ月分作ってる保管していることが多く、
支出内容別に分けている方はポケットファイルを利用していることが多いですね。

もちろん年間分を一つの袋にまとめて保管されているというお客様もいますが、

そのような場合は
前年もしくは翌年の分の領収証も混在していることが多く

税理士的には「ちょっと大変だなぁ」というのが本音ですね。

クレジットカードの利用控と領収証を分ける

二重経費の登録を防ぐという点で助かるのが
クレジットカードの利用控と領収証を分けること。

消費税のことを考えないのであれば
クレジットカードの利用控を領収証の代わりにできますが

領収証があるのに同じ封筒や袋に保管してしまうと
二重に経費として登録してしまう可能性が高くなります。

(稀に領収証もレシートもくれるお店があるので、それも同じ話ですね)

それを防ぐために領収証を日付順に並べる過程で
同じ取引と判断したものについては裏表でホチキス留めをしたり、

そこでもし見落としがあっても良いように
最終的に仕訳帳を全件サラっと見た時に確認はしますが、

最初から分かれていればその方がより安全ですね。

明らかに私費と思うものは入れない

これが税理士からすると一番困るところ。

経費にするためには
事業用の支出であることが大前提ですが

明らかに私費と思われる領収証でも
全て送られてくることが少なくありません。

(ボディソープとか、トイレットペーパーとか)

記帳や申告に馴染みがない方からすると
どれが経費になるか分からないという面もあり仕方がないのですが、

事業に関係のある支出かどうか分かるのはお客様自身だけです。

レシートや領収証に記載された取引内容やお店情報だったり
お客様にヒアリングして得た情報や業界事情をもとに経費性の判断をすることはありますが、

本当のところはお客様しか分かりません。

先日あった例では、

PCの購入で20万円程度のレシートが入っていたのですが
お客様に聞いてみたところプライベートな買い物でした。

これも支出内容だけを見れば
経費にしてしまいそうなものですので、やっぱり最終的にはお客様に聞かなければ分からないのです。

(逆に、プライベートな買い物に見えても撮影道具等で使うこともあったり)

だからこそ普段から
プライベートな支出の領収証等は捨てるか分けて保管するようにしましょう。

 

◆編集後記

昨日今日とfreee上で理由不明な差異を詰めていたんですが、

今日無事に一定の期間内だけ明細の取得ができていないことに気付きました…。

支払調書は必ずしも申告に必要なものではないですが、こういう時の答え合わせ資料になるので助かります。

また、今日からUiPathでRPAデビュー。

ネットバンキングのログインを自動化することに成功しました。