こんにちは、公認会計士・税理士の三橋裕樹です！
個人事務所を開業して初めての確定申告シーズンを迎えた訳ですが、ご縁もありまして個人的にはかなり良い感じにお仕事できました。
本当にありがとうございます。
弊事務所は私以外の職員がいませんので、領収証の整理から確定申告まで一人で黙々と作業をする必要があるのですが…。
その中で一点気になる疑問が。
「領収証ってどう整理するのが正解？」
少し前にTwitterで呟いてみたのですが、
簡単そうに見えて意外と人それぞれやり方があるようです。
企業は日付順に貼り付けが多い
私は監査のお仕事を通して、色々な企業様の経費資料を見てきましたが、
職員がある程度在籍している企業は日付順に紙面貼り付けして保管していることが多いように感じました。
これは、個人事業主等と異なり、後から領収証を見返す機会が多いことが影響しているように思います。
どういうことかといいますと、「〇月×日の取引って何ですか？」という話になった際、
仕訳を見ても分からければ領収証を確認することになります。
しかしながら、綺麗に領収証がまとまっていないと領収証の探索に膨大な時間をかかってしまう…。
そうならないように、予め資料を見やすく残しておく必要があるということですね。
私も最初のうちはこの方法を採用していました。
個人事業主はクリップ止めが主流？
Twitterで呟くまでは全然知らなかったのですが…
個人事業主のように小規模でビジネスを営む方については、領収証をクリップ止めして、月ごとにポケットファイルに封入という方法が多く採用されているようです。
厳密に言うと個人事業主自身が採用している方法というより、
個人事業主の記帳代行を請け負っている税理士先生の採用している方法ですが、多くの先生からこの方法を採用している旨のリプライを頂きました。
その主な理由が以下のものです。
- お客様が領収証を後で見返さない
- 領収証の整理そのものは付加価値をあまり産まない
- 紙面への添付を行う時間に対してお客様が得られるメリットが乏しい
仰る通りと言えば仰る通りですよね…。
数百枚～数千枚のレシートを日付順に並べて紙面に貼っていくという作業だけを見れば、税理士事務所に頼む必要なんて全くありません。
私も士業として、頂く報酬以上の成果を残すことを第一にお仕事しておりますので、
「どうしても紙面に貼り付けしてほしい！」というお客様を除いて、今はこちら方法に移行させて頂いております。
税務調査官としてもどちらでもOK
これは税務調査官のOBに直接聞いた話なのですが、
結論としては日付順に見やすく網羅的に保管されていれば、紙面に張り付ける必要は全くないようです。
もちろん紙面に貼り付けされていると
「見やすくて助かる！」
という率直な気持ちはあるみたいですが、税務調査のためだけに紙面に貼り付けをする必要はないとのことです。
確かにそんなことより経費性の判定を間違えないようにすることとか、
領収証も支払伝票もない経費を記帳しないことの方が何倍も大事ですからね…。
形式ばかりを気にしてミスをするのではなく、適正な申告書を作成するという目的を見失わないようにしましょうね！
