こんにちは！
公認会計士・クリエイター特化税理士の三橋裕樹です！
イベントに出展するクリエイターさんから、こういった質問をよくいただきます。
「展示会や即売会に出たときの交通費や宿泊費、どこまで経費にしていいの？」
結論から言うと、出展は立派な仕事なので、それに伴う交通費・宿泊費は基本的に経費にできます。
ただし「観光と混ざってしまった」「家族と一緒に行った」といったケースでは注意が必要です。
この記事では、展示会・即売会に出展したときの支出で経費になるものや、注意すべき点を
クリエイターさん向けにわかりやすく整理してみました！
イベント会場までの往復交通費は、出展目的であれば経費として計上できます👇
- 会場までの電車・新幹線・バスの往復費用
- 搬入先や宿泊先への移動費
- 荷物が多くてタクシーを使った場合
交通系ICカードを使った場合は、駅の券売機で履歴を出力できるので保管するようにしましょう。
また、モバイルSuicaの場合はfreeeやマネーフォワードと連携して明細を取り込む方法も使えます。
ちなみに、観光や私用の寄り道が混じっている場合は注意が必要で、
業務分とプライベート分を按分して、仕事に関係する部分だけを経費にする必要があります。
宿泊費も「出展目的」であればOK。ただし注意点あり
遠方のイベントに出展する場合の宿泊費も経費にできます👇
- 遠方イベントで前泊・後泊が必要な場合
- 設営・撤収作業があるときの連泊
- ビジネスホテルや出張向けのプランの利用
宿泊費を払ったときの領収書を受け取って保管しておきましょう。
ただし、以下のケースは経費として認められません👇
- 観光目的の延泊
- 同行した家族の宿泊費
- 業務との関連性が説明しにくい高級ホテルや温泉宿
家族や友人と一緒に行った場合は、自分一人分の宿泊費だけを経費にすることができます。
イベント周りの支出、経費になるものとならないものを整理
イベントに出展すると、交通費・宿泊費以外にもさまざまな支出が発生しますよね。
経費になるもの、ならないものを整理するとこんな感じです👇
経費になるもの
- 会場使用料・出展料
- 什器・展示用POPなどの備品費
- 印刷代・材料費・制作コスト
イベントのために直接必要だった出費は基本的に経費になるものと考えてOK。
経費にならないもの
- ご当地グルメなどの観光的な飲食（業務との関連性が薄い）
- 会場でのプライベートな買い物（趣味での出費とみられる）
- イベント前後のご飯代
ただし、食事会やイベント後の打ち上げなど仕事に関係する飲食であれば、
誰と、何のために行ったかが説明できれば交際費として計上できる可能性あります。
Q&A：イベント出展時のよくある疑問
Q. 出展と観光をセットにしたい場合、どう処理すればいいですか？
A. 旅程を明確に分けておくのがおすすめです。
「1日目：搬入・出展、2日目：撤収、3日目：観光」といったように記録しておけば、
業務日分の交通費・宿泊費は経費にできて、観光日分はプライベートとして分けて処理できます。
Q. 車で会場まで行った場合、ガソリン代や高速代は経費になりますか？
A. 経費になります。ETCの場合はクレジットカードの明細を証拠として残しましょう。
ガソリンに関しては、以下のように処理すればOKです👇
- 遠征のために給油して、往復でほぼすべて燃料を使った → 全額を経費計上
- 私用でも車を使っていて、燃料を使い切らなかった → 業務利用の割合で按分
Q. イベント会場で買った他のクリエイターさんの作品は経費になりますか？
A. 資料や研究目的として購入したものであれば、経費にできる余地があります。
ただし「好きだから買った」という理由では難しいので、
「どの制作物の参考にしたか」を記録しておくと説明しやすくなります。
まとめ：展示会・即売会の支出を経費にするときのポイント
- 交通費・宿泊費は出展目的であれば経費にできる
- 観光や家族の分は按分または除外する
- 出展料・什器・印刷代なども経費として計上できる
- グレーな支出は目的・相手・内容のメモを残しておく
イベント出展はクリエイターさんにとって大切な営業・販売の場。
それに伴う支出はきちんと経費として処理して、損しないようにしましょう。
