こんにちは！
公認会計士・クリエイター特化税理士の三橋裕樹です！
「スマホ用USBメモリをクライアントとのデータやり取りに使ってたら経費にできる？」
「スマホ用SSDを買ったけど、プライベートの画像も保存したら経費にできない？」
そんなお悩みを持つクリエイターさんもいますよね！
そこでこの記事では、スマホ用USBメモリ・SSDが経費になるかについて
クリエイターさん向けにやさしく整理してみました！
まず基本は「仕事として使ってるか」が大前提
前提として、経費になるかどうかは、
その出費が売上を上げるための事業活動に必要だったかどうかで決まります！
- 仕事用のデータを保存するために使っている → 経費にできる
- 趣味、プライベートのデータを保存するために使っている → 経費にはできない
そのため、スマホ用のUSBメモリ・外付けSSDであっても、
「仕事のために必要だった」と言える場合は経費になるものと考えてOK！
たとえば、
- 制作データをクラウド・SSDの両方に保存
- クライアントに納品するファイルを別媒体で保管するために使用
- スマホ、パソコン間で大量のデータやりとりをするために使用
- 長時間の動画撮影時、ｄ直接SSDに保存
このような使い方であれば、明確に仕事と紐づいているので経費として認められやすいです！
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プライベート利用が混ざる場合は「家事按分」
一方で、スマホにはプライベートな写真データが入ってることも多く、
USBメモリやSSDにスマホのデータすべてをバックアップしようとすると、
仕事・プライベートのデータが混在しやすくなりますよね。
こうした場合は、100%仕事用といえないことから、支出のすべてを経費にするのは難しいですが、
家事按分（かじあんぶん）という考え方を使うことで仕事の割合分だけを経費にすることが可能です！
たとえば、
- 保存容量の半分が仕事用フォルダ、もう半分は趣味 → 50％を経費に
- 月に10回データやり取りに使ったうち、6回が仕事 → 60％を経費に
このように、容量・利用頻度などを基準にして割合を決めればOK。
按分割合の決め方に厳密なルールはないものの、
あとあと税務調査で確認されたときに「こういう考え方で決めました」と言えるようにしておきましょう！
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経費にするときは「証拠」を残すと安心
スマホ用のUSBメモリやSSDは便利ではあるものの、
プライベートな用途にも使いやすいものなので、使用の記録・メモを残しておけると安心です！
たとえば、
- 保存したデータの種類を明確にして、スクショを撮っておく
- 仕事用とプライベート用のフォルダを分けて、使用割合をメモしておく
- 会計ソフトの摘要欄に「制作データ保存用」「案件データ共有用」とメモしておく
- SSDを用いたデータの受け渡し方法の指定など、チャットのやり取りをスクショしておく
こうした工夫をしておくと、「客観的に見ても仕事で使っている」と説明できる材料が増え、
税務調査で疑われた場合にも説得力のある主張ができます。
もちろんこれらはあくまで一例なので、完璧に記録を残そうとする必要はありません。
自分ができる範囲で、「これは仕事に使ってる」と説明できる証拠を残すようにしましょう！
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Q&A：バックアップに関するあるあるなお悩み
Q. 複数のSSDを持っていても全部経費にできる？
A. 役割が明確で、いずれも仕事用に使っていれば経費にできます！
たとえば「仕事用SSD」と「バックアップ用SSD」など、複数必要な理由を説明できるようにしましょう。
Q. 中古で買ったUSBメモリやSSDも経費になる？
A. 中古であっても仕事用に使っていれば経費になります！
友達や知人から譲ってもらった場合もOK！
まとめ │ スマホ用USBメモリ・SSDも「仕事用」なら経費になる
- USBメモリ・SSDは仕事のデータを保存するために使っていれば経費になる
- プライベートのデータ保存用にも兼用している場合は、家事按分で一部を経費に
- 利用証拠や記録を残すと、税務調査でも説明しやすい
