繁忙期の「時間がない」は回避可能。閑散期の前捌き・効率化で時間を浮かせる。

学習・効率化

こんにちは、公認会計士・税理士の三橋裕樹です!

繁忙期になると日々継続していた習慣が途絶えてしまったり、プライベートな時間を取れなくなりますよね。

私も監査法人に勤務していた頃は、繁忙期に突入する度にジムを解約することになったり、休日問わず働いていたので非常に強いストレスを抱えていました…。

ただ、独立して1年が経過した今、繁忙期の「時間がない」は回避可能だと感じています。

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繁忙期は業務過多

繁忙期というのは、平常時に比べて業務量が増加し労働時間が増加する期間のことを指します。

税理士の話をすると、個人事業主のお客様を多く抱えているのであれば2月~3月上旬、法人のお客様を多く抱えていれば4月~5月が確定申告祭りなので繁忙期に該当するでしょう。

(私は個人のお客様が多いので前者ですね。)

確定申告書の作成は税理士の独占業務ですので、月次の記帳代行等と比較すると高い単価の仕事が多く、多少無理をしてでも案件をこなすことが常識のようになっています。

つまり、元々労働時間が長くなりがちな時期にも関わらず、積極的に業務量を増加させるインセンティブがあるため業務過多になりやすい傾向がある訳です。

業務過多だと公私ともに悪影響

ただ、業務過多の時って基本的に良いことがありません…!

一日は24時間しかありませんから、仕事の方針・やり方を変えずに案件数をこなす場合は以下の対応が必要となります。

  • 習慣に充てていた時間を削る
  • プライベートな時間を削る
  • 睡眠時間を削る

いずれにしても仕事漬けの毎日…。

これが悪いとは言いませんが、仕事の時間を増やせば増やすほど長期的に見てリターンの高い学習に充てる時間が削られますし、集中力も徐々に落ちていきます。

また、仕事のストレス・疲労で体調を崩すかも知れませんし、家庭がある場合は喧嘩になりかねません…。

つまり、本人のキャパを越えるほどの業務量の場合には、公私ともに悪影響を及ぼす可能性が非常に高いです。

特に、独立開業した場合には本人以外に代わりがいない訳ですから、余計に気を付けなければいけません。

前捌きで浮いた時間に仕事を増やさない

では仕事を変えずに繁忙期を回避するためにどうすれば良いか。具体的に取れる手段は以下のものでしょう。

  • ひたすら前捌き
  • 業務量調整

繁忙期があるということは閑散期があるということ。そのため、閑散期にひたすら前捌きをしていきます。

私の場合、確定申告プランであっても年内から定期的に領収証等の資料を送って頂き、通常の仕訳が正しいかを全てチェックしていきます。

また、記帳代行の場合は極力freeeへの口座同期をお願いすることで、入力に要する時間を一気に削減し、入力後のチェックや分析に時間を充てるようにしています。

顧問先であれば、確定申告前にお客様が抱えている疑問や、こちらが気になっている点を摺り合わせするようにします。

こうすることで確定申告期間の間は申告書の作成に時間を多く割くことができますので、個人事業主のお客様は資料さえ揃えば一日で数件の申告を完了させることができるようになります。

そしてここで大事なのは、前捌きをしたことで浮いた時間に仕事を増やさないことです。

前捌き・効率化をするのは自分のキャパ内で仕事を終わらせるためであり、そこへ更に仕事を増やしてしまえば同じことの繰り返しとなってしまいます。

繁忙期であっても労働時間を平常時と同程度に抑えることを目的にしていきましょう!

 

◆編集後記

先日行ったプラモデル屋さんに昨日も行ってきました。戦利品はランボルギーニのトミカ1台、ミニ四駆1台。店長のお爺さんがおっとりしているので話していて面白いです。

また、ローカルに入っていたデータを一気にdropboxへ移行しました。デスクトップもまっさらになってスッキリ!