クラウド会計を使っていれば、資料の郵送というアナログな対応は必ず無くせる?

税務関連

こんにちは、三橋裕樹です!

私は自分の事務所の記帳も、
お客様から依頼いただいた記帳代行も会計freeeを利用しています。

freeeに限らずクラウド会計システムは

預金口座やクレジットカードの同期を進めることで、
原則して書類現物のやり取りが不要になり

仕訳の登録も自動化できるので利便性は高いのですが、、、

現実として書類のやり取りをしないと
仕事が進まない案件というのはかなりあります。

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預金、カードの同期はお客様の好み

クラウド会計を使うメリットは、

預金やカードの取引明細が取り込まれることで
自動で記帳をしてくれるルールづくりができ手間が大きく省略されるだけでなく、

書類現物の受け渡しがなくても
記帳を進めることができるという点にあります。

ただ、クラウド会計を利用すれば
すぐペーパーレスを実現できるかというとそんな簡単な話でもなく…。

上に書いたメリットのためには
預金口座、クレジットカードを会計システムに同期する必要があるんですが、

それに強い抵抗を感じられるお客様って
結構多いものです。

私もお客様に口座の同期を提案していますが、
半数近くは「できれば紙で…」と従来のやり取りを希望されます。

こればっかりは、
セキュリティや実務上の手間というより、

お客様の好みの問題になるので、
テクノロジーが発達したからといって簡単に変えられる話ではありません。

画像ファイルをメールやチャットで共有する、という方法はありますけどね!

現金取引がある

また、現金取引があることも
書類現物の郵送が必要となる理由の一つです。

現金取引だけは、
その証拠であるレシートや領収証がないと記帳することはできません。

そうなるとお客様に郵送していただく他ないわけで…。

freeeのようなスマホアプリを使って
レシートの写真を取ればそのまま記帳ができ、

アカウント内にも画像データを残すことができますが、
記帳代行のお客様はそもそもそういったことも面倒だと感じる方がほとんどです。

領収証の管理も丸投げしたいからこそ記帳代行を依頼しているわけですしね。

(お客様自身が記帳されている場合は、うまく利用されている方も多いですが)

スマホアプリを利用するにしても

1枚写真を登録するだけでも
勘定科目を選んだり、日付を修正したり、必要に応じてコメントを入れたり…

なんだかんだ数十秒かかるので、
慣れない人からしたらストレスの溜まる作業でしょう。

その結果何十枚もレシートが溜まったら
「まとめて送っちゃえ」と考えるお客様の方が多い印象があります。

あえて書類を見てやった方が早いことも

これは税理士側の好みもありますが、
クラウド会計はまだまだスピードが速いとはいえません。

そのため、現金取引があまりに多い場合は、
Excelやcsvで取引データを作成して、それをインポートした方が圧倒的に短時間で終わることもあります。

前時代的といえばそうかも知れませんが、

どちらのやり方でも対応できるからこそ、
わざわざ時間がかかるやり方にこだわる必要もないように思っています。今のところは。

私もなるべくfreee上で効率化できるところは効率化していますが、

「クラウド会計を使うなら完全ペーパーレス!」
という考えには固執しないでバランス良くやっていけば良いんじゃないでしょうか。

 

◆編集後記

今日は以前住んでいた家の近くにあり、行ったことがなかったカフェへ。

今日行ったお店:Living Cafe シャンティ

なんと、リニューアルオープンキャンペーン中でドリンク一杯目がタダでした!(1月24日まで)

カフェの時間帯からこういうサービスをするのって珍しく感じますが、

れだけ飲食店は今、お客様の呼び込みにかなり苦戦しているということですね…。