資料依頼されたときに心掛けていること。お客様から学んだポイント。

コミュニケーション術

こんにちは、三橋裕樹です!

会計士・税理士として仕事をしていると
お客様に資料依頼をする機会が多くなります。

様々な会社の方とコミュニケーションを取らせて頂いてきましたが
その中でも「これ嬉しいな」と感じた対応がいくつかあるので

自分がお客様から資料依頼を受けたときにも実践するようにしています。

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資料依頼の目的は?

お客様から資料依頼を受けたとき
その目的を自分なりに一度考えるようにしています。

渡した資料を何に使うのか
どういう形式で渡せば使いやすいのか。

など。

たとえば「仕訳帳がほしい」と言われたとき、

監査や分析など加工して使うことが目的なら
csvデータ等で出力する必要がありますし

ただ中身を見たいというだけなら
PDFファイルの方が明瞭性があるかも知れません。

そういったことを考えて
何個か選択肢があるようならお客様に一度確認を取ります。

もしくは自分がこれだと思う資料を提供したうえで
「〇〇で使うなら他の形式でも出せます」と伝えるとか。

そうすることで
もしお客様が望む形式じゃなかったとしても再依頼しやすいですし

今後定期的に発生しそうな依頼であれば
予め準備しておくことができます。

「はい、これです」と渡すだけでも良いんですが
相手が何を求めているのかを考えて対応した方がお互いに仕事がしやすいでしょう。

金額と資料の繋がりに補足説明

この業界あるあるとして
仕訳上の金額と資料に記載されている金額が一致しないことがあります。

それは誤りのときもあれば
資料の金額が後で修正されていることもあったり。

他の業界でも資料間の不整合って珍しい話じゃないですよね。

資料をパッと見ただけで
つながりが分かりづらい時にはその補足説明を添えるのがオススメです。

依頼した側からすれば
検証対象と貰った資料は整合するだろうと思っていますから

ただ資料を渡すだけだと
「何で資料と整合してないの?」と目的じゃないところで時間がかかってしまいます。

サクッと説明すれば分かることであれば
お互いのためにその手間は惜しまないようにしましょう。

資料の送付もコミュニケーション

資料の送付も
相手とのコミュニケーションです。

丁寧に対応しようとし過ぎて
レスポンスが遅れてしまうのはアレですが

送付した資料を相手が使いやすいように
ある程度の配慮はした方が喜んでもらえます。

ちょっとしたことではありますが
今後も意識し続けていきたいですね。

 

◆新しいこと

とある税務の勉強。