税理士への資料の渡し方、整理が雑だと追加報酬が発生することがあります

こんにちは！

公認会計士・クリエイター特化税理士の三橋裕樹です！

 

記帳を依頼いただいてるクリエイターさんから、こんな質問をよくいただきます。

「レシートや領収書って、整理せず袋に入れて渡していいですか？」

「どこまで整理してから渡せばいいのかわからなくて…」

 

整理の仕方に決まりはありませんが、

渡し方によっては税理士の作業時間が増えて、追加報酬が発生することがあるんです。

 

そこでこの記事では、税理士からの追加報酬を避けるためにも、

知っておいてほしい書類整理のポイントをまとめました！

 

「とりあえず一式丸投げ」は整理に時間がかかる

税理士としてお仕事をしていて目にすることが少なくないのは、

レシートや売上資料、預金明細のコピーをひとつの袋や、封筒、段ボールに入れてそのまま渡すこと。

 

もちろんそれでも税理士が作業を進めること自体はできますが、

こういう状態で資料が届くと、まずは書類の整理に時間をかけることになります。

書類の量によりますが、多いと半日以上潰れることも…。

 

それが終わってから、ようやく本業である会計ソフトへの入力作業をすることになり、

予定していたよりも作業時間がかかってしまうため、事務所方針によっては追加報酬となることもあります。

 

また、資料をとりあえず全部丸投げしておく状態だと、

自分自身も「どこまで資料揃えたっけ？」とあいまいになりやすく、

あとあと追加資料の対応に追われたり、確定申告に反映してもらえないケースも。

 

お客様が忙しいのは税理士も認識してますが、

ある程度整理をしておかないと、自分もそのダメージを受ける可能性があることを覚えておきましょう…。

 

最初にルールを決めておくのが大事！

そうならないために大事なのは、

最初に書類整理のルールを決めておき、日ごろからそのルールに従って保管しておくことです。

 

具体的な方法はこの後解説しますが、

• 売上資料
• 預金通帳
• カード明細
• ECサイト、ネットショッピング
• 現金、QRコード、交通系ICカード払いの領収証
• 所得控除関係書類

このように大枠に分類して保管場所を決めておくと、

「これはどこに保管するんだっけ」と悩まないで済み、書類の整理を後回しにすることがなくなります。

 

完璧に整理しきれてなくても、

最低限のルールがあるだけで税理士の作業効率は大幅にアップしますし、

その結果として作業がスムーズに済めば税理士報酬の減額につながるかもしれません。

 

さらに、ルールを決めて整理すると、

自分自身の経費管理の練習にもなります。

 

普段から支出をざっくり把握できるようになると、

「どこにお金を使っているのか」が自然と見えてきて、無駄遣い防止にもつながりますよ！

 

税理士が喜ぶ資料保管の方法

では実際にわたしが今までたくさんのお客様から資料を預かってきて、

「これは助かる」と思った実例を紹介します👇

1. 領収書・レシートは月ごとに分ける

クリアファイルや封筒、ジップロックなどに「◯月分」と書いてまとめておくだけでOK！

日付順に並んでいたら最高ですが、そこまでいかなくても月別に分かれてるだけでかなり助かります…！

 

100円ショップで売っているクリアポケットファイルや、

以下のようなジャバラファイルもおすすめ👇

 

さらに理想を言うと、事業用のカードで支払った経費のレシート・領収証は、

何かしらマークをつけたり、別保管してもらえると二重登録のミスを防止につながり、ありがたいです。

 

2. ECサイト、サブスクなどのレシートはフォルダ分けしてデータで

たとえば、

• Amazonや楽天市場などのECサイト
• 作業ツールのサブスク利用料
• 海外サイトで買ったプラグイン

こういった、電子で領収証が発行される場合は、

フォルダ分けしたうえでPDFデータやスクショを格納し、

クラウドサービスやギガファイル便など、データで共有してもらえるとすごく助かります！

 

これは電子帳簿保存法の改正により、

「データで入手した取引資料はデータで残しておこうね」というルールに変わったことも踏まえたものです。

 

3. 預金通帳、カード明細は経費にマークを付ける

個人事業主の場合、仕事用の預金口座・クレジットカードがあったとしても、

一部プライベートな取引が混じることはよくあること。

 

だからこそ、「これが経費です」とわかるように、

事業関係の入出金にはマークをつけたり、逆にプライベートな取引は二重線でマスキングするなど、

パッと見て分かるようにしておいてもらえると都度確認する手間が減ります。

 

また、預金通帳のコピーを送付するときは、

基本的に残高をマスキングをせず、またコピーした書類に「〇〇銀行」とメモをしておくのも大事です。

 

4. 売上資料、所得控除関係書類も別に分けておく

経費関係だけじゃなく、売上資料や所得控除関係書類も分けて整理されていると、

売上の計上漏れや所得控除の反映漏れの防止につながります、

 

具体的には、

• 売上請求書、入金通知書
• 印税計算書
• 国民年金、国民健康保険などの控除証明書
• iDeCoや国民年金基金、小規模企業共済の控除照明書
• 生命保険の控除証明書
• 寄付金の証明書
• 医療費の領収証

これらを「売上資料」「所得控除関係書類」と分けて整理されていればベスト！

 

とくにふるさと納税の寄付金証明や医療費の領収証は数が多くなりやすいので、

普段から紛失しないように保管しておくクセをつけましょう！

 

Q&A：書類保管に関するあるあるなお悩み

Q. レシートを紛失してしまったら？

A. カード明細やオンライン購入履歴で代用できることもあります！

日付・金額・内容が分かる資料があればOK。

現金払いのときは、「出金伝票」を作成してレシートと同じように保管しておきましょう！

 

Q. 忙しくて完璧にルールを守り通せる自信がありません…。

A. できる範囲でやっていけば大丈夫です！

税理士から見ても、「あ、できる限り頑張ってくれてるな」と思えますし、

よほど散らかっていなければ、追加報酬にはならないことがほとんどです。

 

まとめ：税理士が喜ぶ資料整理は自分のためにもなる

• 月ごとに分けて、ざっくりジャンル別に仕分けるだけで十分
• データ管理はフォルダ名・ファイル名を統一すると便利
• 資料整理は税理士だけでなく、自分のお金の管理にも直結する